Sonderregeln bei den Aufbewahrungsfristen von Belegen für Immobilieneigentümer

Baumängel

Für Privatpersonen stellt sich gerade zum Jahresanfang immer wieder die Frage nach Aufbewahrungsfristen für Belege bzw. Rechnungen: Welche Belege können weggeworfen werden und für welche hat man Aufbewahrungspflichten zu beachten? Die Aufbewahrungsfristen sind vor allem wichtig wegen der Verjährung. Unter Verjährung versteht man, dass ein Rechtsanspruch nicht mehr durchgesetzt werden kann. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre und beginnt zum Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Das bedeutet, das Ende 2019 somit Ansprüche verjährt sind, die im Jahr 2016 entstanden sind. Anders ausgedrückt heißt dies, dass die Belege dazu im Jahr 2020 vernichtet werden können. Denn wegen der regelmäßigen Verjährung können keine Ansprüche mehr durchsetzt werden.

Rechnungen können in der Regel nach maximal vier Jahren entsorgt werden
Allerdings muss man ein paar gesetzliche und versicherungstechnische Sonderfälle beachten.

  • Kontoauszüge: Bei den Kontoauszügen und anderen Bankbelegen gibt es für Privatpersonen, anders als für Unternehmen, nur in Ausnahmefällen eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht. So besteht bei Einkünften von mehr als 500.000 Euro im Jahr eine besondere Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge von sechs Jahren. Dazu hat im Jahr 2006 das Bundesfinanzministerium den Finanzämtern eine klare Anweisung erteilt (IVA7 – S 0317 – 4/05): Wenn ein Steuerpflichtiger einen Kontoauszug vorlegt, den eine Bank im unveränderbaren PDF-Format erstellt hat, gilt die Nachweispflicht als erfüllt.

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  • Kassenbeleg bei Privatkauf: Beim Kauf von Verbrauchsgütern, wie Möbel, Kameras oder TV-Geräten, beträgt die Gewährleistungsfrist zwei Jahre ab der Übergabe an den Verbraucher. Für den Fall eines Mangels benötigt man zur Reklamation einen geeigneten Nachweis darüber, wann und wo die Ware gekauft wurde, was am besten mit dem Kassenbon möglich ist. Deshalb müssen in diesem Fall die Belege mindestens für zwei Jahre aufbewahrt werden. Ist der Hausratgegenstand innerhalb einer Hausratversicherung abgedeckt, dann sollten die Belege über die gesamte Gebrauchsdauer aufbewahrt werden. Dies kann elektronisch als Bild oder eingescannt erfolgen, um bei Bedarf Nachweise vorlegen zu können.
  • Handwerkerrechnung: Bei Handwerkerrechnungen greift die allgemeine Verjährungsfrist, die eine Aufbewahrung von mindestens drei Jahre vorgibt. Für Handwerkerrechnungen, die Leistungen beinhalten, welche mit dem Bauwerk verbunden sind, gilt für Immobilieneigentümer eine Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren. Denn bei Bauwerken gilt eine gesetzlich vorgeschriebene fünfjährige Verjährungsfrist. Für alle anderen Handwerkerrechnungen sind die Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen zwei Jahre lang aufzubewahren. Vertragspolicen von laufenden Versicherungen, beispielsweise für den Hausrat oder das Wohngebäude, sind dauerhaft aufzubewahren. Hierbei ist es wichtig, dass der Versicherungsschein, die Versicherungsbedingungen und alle Nachträge aufzubewahren sind.

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